Đàm phán thuê văn phòng hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Tìm văn phòng

Đàm phán thuê văn phòng hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Đối với các doanh nghiệp hiện nay một trong những vấn đề khó khăn và trở ngại lớn nhất chính là chi phí thuê mặt bằng, thuê văn phòng. Các doanh nghiệp hầu như đều phải cân đong đo đếm sao cho thật hợp lí để tiết kiệm tối đa khoản chi phí này. Chi phí thuê mặt bằng trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay thật sự là một gánh nặng cho doanh nghiệp nếu không có cách đám phán hợp lí . Một số lưu ý dưới đây thì bạn hoàn toàn có thể đàm phán thuê văn phòng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Quan tâm tới tổng chi phí

Khi cân nhắc thuê văng phòng thì tổng chi phí của mặt bằng là điều đầu tiên bạn cần cân nhắc. Bên cạnh chi phí thuê văn phòng thì trong quá trình đàm phán thuê bạn cũng cần làm tìm hiểu thêm về các khoản phí đi kèm khác có thể phát sinh trong quá trình sử dụng mặt bằng văn phòng như chi phí đỗ xe, chi phí sử dụng các dịch vụ công cộng, chi phí điện năng tiêu thụ, chi phí sửa chữa cải tạo văn phòng,…

Không chỉ quan tâm đến chi phí thuê mà bạn còn cần quan tâm đến các khoảng chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng
Không chỉ quan tâm đến chi phí thuê mà bạn còn cần quan tâm đến các khoảng chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng

Các loại chi phí này bạn cũng cần hết sức quan tâm và lưu ý cân nhắc cẩn thận. Mỗi khu vực khác nhau sẽ có những mức giá phát sinh đi kèm khác nhau vì vậy bạn cũng cần lưu ý để tránh việc phát sinh thêm nhiều chi phí ngoài tầm kiểm soát trong quá trình sử dụng.

Phương pháp đo diện tích thuê

Khi đo diện tích thuê văn phòng người ta có hai cách đo chính chính là đo đông thủy tính lòng của văn phòng và đo từ mép ngoài của tường vào vách ngăn của văn phòng.

Có nhiều cách đo diện tích văn phòng nhưng phổ biến nhất là đo thông thủy và đo từ mép ngoài của tường
Có nhiều cách đo diện tích văn phòng nhưng phổ biến nhất là đo thông thủy và đo từ mép ngoài của tường

Đo thông thủy là cách đo tính khoảng cách hai mặt đối diện của kết cấu công trình. Diện tích thông thủy còn được gọi là diện tích lọt lòng. Diện tích này là diện tích trên mặt bằng sau khi đã trừ đi độ dày của tường, vách, cột và cả độ dày của lớp trát tường nhưng không trừ đi độ dày của lớp gạch ốp. Các loại diện tích thuê văn phòng khi cần có diện tích net sẽ được đo bằng phương pháp cách tính diện tích cho thuê văn phòng này

Đo từ mép ngoài của tườngc cũng tương tự như cách đo thông thủy. Tuy nhiên nếu đo thông thủy không tính lớp trát thì đo mép ngoài lại tính gồm cả bề mặt này (tính theo diện tích xây dựng). Vì vậy, diện tích đo thông thủy ít hơn so với cách đo diện tích mép tường từ 3-5%. 

Diện tích không hữu ích

Khi đàm phám thuê văn phòng người ta thườn chú ý đến diện tích gross và diện tích net.  Diện tích gross được hiểu một cách đơn giản, bao gồm cả diện tích net và phần hành lang, sảnh, WC, cầu thang bộ, cầu thang máy và các khu vực công cộng khác trong tòa nhà (lễ tân, lối thoát hiểm,…). Còn diện tích net chỉ phần được tính từ tường nhà kéo dài đến phần vách ngăn. Không tính phần sảnh, hành lang, khu vực vệ sinh và các khu vực công cộng khác trong tòa nhà.

Có nhiều diện tích trong khu vực văn phòng không thật sự hữu ích bạn nên xem xét cân nhắc về các diện tích này
Có nhiều diện tích trong khu vực văn phòng không thật sự hữu ích bạn nên xem xét cân nhắc về các diện tích này

Bạn cũng nên cân nhắc các phần diện tích không hữu ích để có thể đàm phán được một mức giá tốt nhất cho phần diện tích không hữu ích xung quanh tòa nhà văn phòng/

Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn Vấn đề về tỷ giá

Các mặt bằng cho thuê văn phòng thường sử dụng đơn vị tiền tệ là đô la trong quá trình thanh toán vì vậy vấn đề tỷ giá cũng là vấn đề nên được lưu ý. Để đảm bảo quyền lợi của mình bạn và bên thuê nên làm thêm một số phụ lục hợp đồng, quy định chi tiết điều khoản về giá và phương thức thanh toán (không quy định giá tính theo ngoại tệ).

Thỏa thuận cẩn thận về tỷ giá trong quá trình thuê và thanh toán chi phí theo tỷ giá ngoại tệ
Thỏa thuận cẩn thận về tỷ giá trong quá trình thuê và thanh toán chi phí theo tỷ giá ngoại tệ

Trong đó giá thuê nhà sẽ được 2 bên thoả thuận điều chỉnh tại mỗi kỳ thanh toán theo sự biến động của đồng đô la mà ban đầu cả hai đã thỏa thuận. Thông thường đồng đô la Mỹ sẽ được sử dụng phổ biến nhất.

Chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất

Khi thuê mặt bằng không chỉ tốn chi phí thuê mà còn phát sinh thêm các chi phí hoàn thiện nội thất nếu như nội thất văn phòng đã quá cũ kĩ và không thể tiếp tục sử dụng. Điều khoản này cũng cần sự thỏa thuận của hai bên là bên thuê và bên cho thuê về chi phí này, cách phân chia chi phí cũng phải được đàm phán rõ ràng. Các chi phí hoàn thiện nội thất cũng là một chi phí không nhỏ nên người đi thuê cần đặc biệt lưu ý về các khoản này tránh việc mất tiền thuê văn phòng nhưng không thể sử dung nội thất cơ bản.

Chi phí hoàn thiện nội thất cũng cần được xem xét để tránh phát sinh nhiều hạng mục vượt quá kinh phí
Chi phí hoàn thiện nội thất cũng cần được xem xét để tránh phát sinh nhiều hạng mục vượt quá kinh phí

Thông thường các tòa nhà có chính sách miễn phí tiền thuê này trong khoảng 30 ngày để khách thuê hoàn thiện nội thất, nhưng bên cạnh đó thì họ vẫn thu phí dịch vụ.

Đừng đặt cọc nếu bạn chưa đàm phán hợp đồng

Trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường gồm 2 bước là chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê và sau đó  ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.

Nếu có bất cứ vấn đề phát sinh trong khi thỏa thuận hợp đồng thì cần đàm phán lại không đặt cọc tiền để mất quyền lợi của bản thân của cả người thuê và người cho thuê.
Nếu có bất cứ vấn đề phát sinh trong khi thỏa thuận hợp đồng thì cần đàm phán lại không đặt cọc tiền để mất quyền lợi của bản thân của cả người thuê và người cho thuê.

Trước khi kí hợp đồng và đặt cọc tiền giữ chỗ bạn cần thỏa thuận được tất cả những điều khoản trong hợp đồng nếu có bất kì vấn đề nào phát sinh thì tuyệt đối không nên đặt cọc để tránh việc bị thiệt hại về quyền lợi cho bản thân.

Làm gì khi không thể đàm phán giá thuê?

Nhiều tòa nhà ở vị thế rất khó để giảm giá so với giá thuê hiện tại vì họ đứng trước khả năng phải giảm giá cho khách thuê hiện có trong tòa nhà. Nên thay vì đề nghị giảm đơn giá thuê bạn hãy thử đưa ra một số đề nghị với họ:

  • Miễn phí một hoặc vài tháng tiền thuê;
  • Miễn phí chi phí đỗ xe;
  • Tăng thời gian làm việc trong ngày mà không cần chi trả thêm các khoản phí ngoài giờ

Thông tin hỗ trợ đàm phán

  • Ưu và nhược điểm của tòa nhà mà bạn có ý định thuê
  • Tòa nhà này có bao nhiêu phần còn trống
  • Văn phòng trước đó đã chuyển đi từ bao lâu  
  • Giá thuê của khách cũ trong tòa nhà này là khoảng bao nhiêu
  • Giá và các khoản chi phí của các tòa nhà trong cùng một khu vực

Bài viết liên quan

zalo-icon
phone-icon
goingay
0903.235.325