Văn phòng là yếu tố quan trọng nhất để giúp doanh nghiệp phát triển việc kinh doanh của mình. Chính vì thế khi thuê văn phòng, bạn cần phải tìm hiểu kỹ và tuyệt đối không được vướng vào các lỗi cần tránh khi thuê văn phòng sau đây.
Nội Dung
- 1 Không có kế hoạch và tiêu chí thuê văn phòng cụ thể
- 2 Tìm văn phòng vượt quá khả năng chi trả
- 3 Không dự trù cho việc tăng nhân viên
- 4 Tiền thuê văn phòng liệu chỉ là một loại chi phí?
- 5 Không quan tâm thích đáng đến nhân viên
- 6 Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
- 7 Trình tự đặt cọc thông thường
- 8 Không đo lại diện tích
- 9 Bỏ qua vấn đề phong thủy khi thuê văn phòng
- 10 Vội vàng trong quá trình đàm phán giá thuê và hợp đồng
- 11 Không thiết kế văn phòng trước khi chuyển tới
Không có kế hoạch và tiêu chí thuê văn phòng cụ thể
Trước khi quyết định thuê văn phòng, bạn nên lập ra các tiêu chí cụ thể dựa vào những nhu cầu của mình. Với các tiêu chí này sẽ giúp cho việc chọn văn phòng có thể nhanh chóng hơn, tránh được việc phát sinh chi phí không cần thiết.
Hơn nữa, khả năng chi trả chi phí cho việc thuê văn phòng là có hạn nên việc lập nên các tiêu chí này sẽ giúp thoả mãn các nhu cầu quan trọng nhất. Lúc này, bạn cũng có thể xem tiêu chí nào nên hoàn thành và tiêu chí nào nên bỏ qua.
Tìm văn phòng vượt quá khả năng chi trả
Một lỗi cần tránh khi thuê văn phòng tiếp theo chính là tiền thuê vượt quá khả năng chi trả. Người thuê văn phòng hay có tâm lý “ cố một chút” và điều này có thể khiến bạn bị ảnh hưởng nghiêm trọng về mặt tài chính. Điều này còn có thể khiến quá trình tìm kiếm và chọn lựa văn phòng sẽ mất thời gian hơn.
Không dự trù cho việc tăng nhân viên
Không dự trù cho việc tăng nhân viên cũng là lỗi cần tránh khi thuê văn phòng mà bạn nên chú ý. Bạn sẽ phải tốn kém thêm một khoản chi phí lớn cho việc mua bàn ghế, tủ kệ, làm lại nội thất hay hoàn trả văn phòng cũ. Vậy nên khi quyết định tìm thuê văn phòng, bạn nên dự trù cho kế hoặc tăng giảm nhân viên trong khoảng thời gian 3 – 5 năm.
Tiền thuê văn phòng liệu chỉ là một loại chi phí?
Tiền thuê văn phòng rõ ràng là một khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả khi sử dụng mặt bằng cũng như các tiện nghi, dịch vụ của tòa nhà. Tuy nhiên điều này vẫn chưa đủ vì chi phí này còn mang đến nhiều giá trị khác cho doanh nghiệp như:
- Hiệu quả làm việc của các nhân viên;
- Quyết định hình ảnh và thương hiệu
- Thu hút nhân viên có năng lực và tạo mong muốn gắn bó lâu dài của nhân viên
Không quan tâm thích đáng đến nhân viên
Không quan tâm thích đáng đến nhân viên cũng là lỗi cần tránh khi thuê văn phòng mà nhiều doanh nghiệp hay mắc phải. Khi chọn văn phòng, nhiều doanh nghiệp quan tâm đến chi phí, hình ảnh, thuận tiện cho đối tác nhưng lại không chú ý đến nhu cầu của các nhân viên.
Để thi hút được các nhân viên có năng lực cũng như giúp nhân viên có sự gắn bó lâu dài thì doanh nghiệp cần phải giải quyết các vấn đề sau:
- Khoảng cách từ nhà nhân viên đến chỗ làm có quá xa?
- Không gian làm việc có thoải mái để nhân viên có thể phát huy hết khả năng của mình
- Các phòng ban có đảm bảo được vị trí thuận tiện cho quá trình vận hành nội bộ không?
- Các tiện ích xung quanh để nhân viên thuận tiện cho việc sinh hoạt sau giờ làm
Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
Một lỗi cần tránh khi thuê văn phòng tiếp theo mà các doanh nghiệp phải quan tâm chính là dành quá ít thời gian để xem xét văn phòng. Thông thường, người tìm văn phòng chỉ xem toà nhà khoảng 20 – 30 phút, chụp ảnh rồi nói chuyện với ban quản lý mà không ghi chép các thông tin quan trọng. Và sau đó nhanh chóng chuyển sang việc đàm phán và ký hợp đồng. Cách này có thể rất nhanh gọn nhưng sẽ chứa nhiều rủi ro.
Trình tự đặt cọc thông thường
Một quá trình đàm phán thuê tòa nhà thông thường sẽ gồm các bước: Ký thư mời thuê, chuyển tiền cọc để giữ chỗ, ký hợp đồng và chuyển tiền thuê tháng đầu tiên. Các thư mời thuê sẽ không gồm các chi phí cần thiết mà khách hàng phải trả. Vậy nên bạn phải yêu cầu chủ toà nhà gửi cho mình dự thảo hợp đồng và cần đàm phán rõ các vấn đề liên quan đến chi phí.
Không đo lại diện tích
Diện tích mà các nhà quản lý tòa nhà báo chưa bao giờ là chính xác vì thế bạn cần phải tiến hành đo lại diện tích. Rất nhiều người nghĩ rằng đây là điều không cần thiết và cũng là lỗi cần tránh khi thuê văn phòng. Vì việc chênh lệch diện tích có thể làm chi phí tăng lên, có thể nó không quá nhiều trong tháng như nếu trong thời hạn thuê 3 – 5 năm thì đây là con số khủng.
Bỏ qua vấn đề phong thủy khi thuê văn phòng
Một lỗi cần tránh khi thuê văn phòng mà bạn cũng phải đặt biệt quan tâm khác chính là vấn đề phong thuỷ. Cũng giống như nhà ở, văn phòng cũng phải đảm bảo “nhất vị nhì hướng”. Nếu bỏ qua yếu tố này, việc làm ăn của bạn có thể gặp các trắc trở không mong muốn.
Vội vàng trong quá trình đàm phán giá thuê và hợp đồng
Vội vàng cũng là lỗi cần tránh khi thuê văn phòng vì điều này sẽ khiến mức giá thuê văn phòng ở trên trời. Nếu thương lượng kỹ hay nhờ sự hỗ trợ của các đơn vị dịch vụ tư vấn cho thuê văn phòng thì bạn có thể nhận được mức giá tốt.
Không thiết kế văn phòng trước khi chuyển tới
Tuỳ vào tài chính của doanh nghiệp mà bạn có thể thuê đội ngũ thiết kế văn phòng hoặc không. Tuy nhiên dù thuê hay không thì bạn cũng phải đảm bảo mình đã thiết kế văn phòng trước khi chuyển đến đây làm việc vì các lý do sau:
- Không gian các phòng làm việc sẽ được bố trí hợp lý
- Số nhân sự sẽ được sắp xếp đầy đủ
- Tránh được sự cố về việc thiếu diện tích hay thiếu hụt các đồ nội thất văn phòng
- Không gian sẽ trở nên thoáng đãng, giúp nhân viên có động lực làm việc hơn
Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn hoàn toàn có được những bí quyết hay cũng như biết được lỗi cần tránh khi thuê văn phòng. Để tránh mất thời gian và tốn quá nhiều chi phí, bạn hãy gọi ngay cho thuevanphong.vn để được hỗ trợ thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu nhé!
