Những lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng

Thuê văn phòng là một lựa chọn rất phổ biến hiện nay. Sau khi khảo sát, tìm hiểu và lựa chọn được văn phòng phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp, bạn sẽ cần thực hiện hợp đồng thuê trước khi chính thức sử dụng văn phòng. Dưới đây là một số lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng bạn không nên bỏ qua để tránh đánh mất quyền lợi khi giao dịch thuê và sử dụng văn phòng. 

Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng được định nghĩa là biên bản xác nhận việc thuê văn phòng và là cơ sở quan trọng để thanh toán chi phí và đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm của đôi bên, đặc biệt là bên thuê văn phòng trong quá trình thực hiện giao dịch. Tương tự các hợp đồng khác, hợp đồng thuê văn phòng cũng được sao y bản chính từ 2 – 4 bản và hai bên thực hiện đều giữ một bản để thực hiện đối chiếu và bảo vệ quyền lợi trong trường hợp có tranh chấp xảy ra. 

Các điểm cần lưu ý khi ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng

Vậy khi làm hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý điều gì? Hãy cùng điểm qua các lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng không thể bỏ qua dưới đây! 

Xác định người có thẩm quyền

Người có thẩm quyền của bên cho thuê là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần xác định khi làm hợp đồng thuê văn phòng. Việc xác định đúng đối tượng cho thuê là chủ hay đại diện ủy quyền sẽ giúp đảm bảo quyền lợi cho bên thuê khi có tranh chấp, sự cố, tai nạn tốt hơn. 

Đối tượng cho thuê, mục đích và diện tích thuê

Điều tiếp theo cần lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng là xác định đối tượng được cho thuê cụ thể là văn phòng nào, vị trí, kích thước và mục đích thuê để kinh doanh, làm trụ sở hay sử dụng như thế nào,….

Thời gian thuê

Thời gian thuê thường sẽ được hai bên thỏa thuận phù hợp trong quá trình tìm hiểu, thương lượng hợp đồng sao cho đáp ứng được nhu cầu của đôi bên. Khi thương lượng về thời gian thuê, cần lưu ý một số mốc thời gian: Độ khớp giữa thời gian hợp đồng có hiệu lực và thời gian tính tiền thuê văn phòng. 

Ngoài ra, cần lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng về thời gian chờ sửa chữa, sắp xếp nội thất trong hợp đồng. Có gia hạn hợp đồng khi sắp đến hạn và thực hiện như thế nào? Quyết định dừng hay tiếp tục hợp tác sau khi hết hạn cần thông báo trước bao lâu, giá cả có tăng hay thay đổi không? 

Phương thức thanh toán và giá thuê

Thanh toán là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng. Không chỉ cần xác định giá thuê, các chi phí đi kèm, khi thuê văn phòng bạn còn cần tìm hiểu về nghĩa vụ tài chính theo luật và cách thức thanh toán chi phí thuê tiền được thống nhất giữa hai bên. 

Tính toán chính xác phần diện tích sử dụng văn phòng cho thuê

Hầu hết sàn văn phòng cho thuê đều phân chia sàn theo diện tích mẫu. Do đó, bạn có thể dựa vào nhu cầu sử dụng thực tế để thương lượng chia nhỏ hoặc mở rộng diện tích thuê. Ngoài ra, lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng bạn cần chú ý chi phí phải trả cho diện tích thuê, với chi phí thuê thường được tính theo đơn vị $/m2 và thỏa thuận về chi phí phải trả cho các diện tích chung như hành lang, thang máy hay nhà vệ sinh. 

Cần tính toán chính xác thời hạn thuê văn phòng

Hầu hết tòa nhà cho thuê văn phòng đều có thời hạn cho thuê từ trên 2 năm và các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu ổn định thì thường có nhu cầu thuê từ 3 năm trở đi để có thể nhận được các ưu đãi về giá. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tính chất công ty, bạn có thể thỏa thuận để chọn được thời gian phù hợp để tránh các tình trạng như giải thể hoặc tạm dừng hoạt động thì không bị áp lực về chi phí sử dụng văn phòng. 

Chú ý đến các dịch vụ đi kèm

Các dịch vụ thường được liệt kê trong các điều khoản hợp đồng đi kèm, tuy nhiên thường ít khi được ghi chi tiết về thời gian sử dụng, cách tính chi phí nếu sử dụng cuối tuần, lễ, tết, hay làm việc ngoài giờ. Do đó, nếu công ty có nhu cầu sử dụng trong các thời gian ngoài giờ hành chính, bạn nên thương lượng và yêu cầu bên cho thuê liệt kê, nêu rõ điều khoản sử dụng để tránh nảy sinh tranh chấp trong quá trình sử dụng. 

Cần liệt kê rõ quyền sử dụng văn phòng cho thuê

Lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng, bạn phải xác định rõ quyền sử dụng và khả năng cho thuê lại văn phòng với một bên thứ ba khác. Để tránh xảy ra xung đột và tranh chấp, bạn cần xác định và làm rõ các về việc cho thuê văn phòng với phía chủ đầu tư để đảm bảo hai bên đều đồng ý và hạn chế tranh cãi xảy ra. 

Quyền và trách nhiệm của các bên

Lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng cần xác định rõ về trách nhiệm và quyền hạn của đôi bên để có biện pháp xử lý khi phát sinh tranh chấp: 

• Bên thuê văn phòng có trách nhiệm thanh toán đúng và đủ số tiền thuê văn phòng với thời gian được thỏa thuận trong hợp đồng. 
• Bên cho thuê văn phòng cần đảm bảo đúng pháp lý của văn phòng cho thuê.
• Bên cho thuê cần sẽ xử lý các sự cố phát sinh trong văn phòng mà nguyên nhân không phải do bên thuê. 

Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Nhiều người không chú ý đến yếu tố này, tuy nhiên việc chấm dứt hợp đồng cũng dễ gây ra các hệ lụy trong việc thuê văn phòng. Lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng, tình huống chấm dứt hợp đồng thường có một số trường hợp:

• Kết thúc do hết hạn hợp đồng. 
• Kết thúc do các lý do ngoài ý muốn khác khiến 2 bên chấm dứt hợp đồng.

Nếu bên thuê đưa ra quyết định chấm dứt hợp đồng trước thời gian vì các lý do không được nêu trong hợp đồng thì cần thông báo bằng văn bản trước đến bên cho thuê để thực hiện quy trình giải quyết về vật chất, chi phí và thanh toán tiền cọc. 

Điều khoản trong việc sửa chữa cũng như bảo trì trang thiết bị

Trong thời gian thuê và sử dụng văn phòng, sẽ có các tình huống cần sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị trong văn phòng. Do đó, lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng cần nêu rõ bên chịu trách nhiệm thanh toán cho các trường hợp trên. Cần quy định chi tiết và rõ ràng về hình thức, cách thức thanh toán để hạn chế tranh chấp xảy ra.

Các điều khoản thỏa thuận khác

Ngoài các điều khoản cần có theo luật, trong hợp đồng thuê văn phòng có thể linh hoạt bổ sung các quy định không vi phạm luật cho phù hợp với thỏa thuận của hai bên:

• Thỏa thuận về cách thức giải quyết khi xảy ra tranh chấp, xung đột.

• Thỏa thuận về tiền cọc, quyết định đối về tiền cọc sau khi chấm dứt hợp đồng. 
• Thỏa thuận về mức bồi thường khi phạm hợp đồng thuê văn phòng. 
• Thay đổi và bổ sung điều khoản trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Ký và ghi rõ họ tên

Để hợp đồng có giá trị pháp lý, việc ký và ghi rõ họ tên là nội dung vô cùng quan trọng và cần lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng. Hãy lưu ý kiểm tra kỹ yếu tố này để đảm bảo hợp đồng của bạn có giá trị nếu xảy ra tranh chấp trong quá trình thuê văn phòng. 

Xác nhận của phòng công chứng

Để đảm bảo quyền lợi của các bên khi tham gia hợp đồng và đảm bảo sẽ được pháp luật công nhận và bảo vệ quyền lợi. Sau khi ký kết và thỏa thuận, bạn có thể đưa hợp đồng đến các văn phòng công chứng để được hỗ trợ công nhận pháp lý. 

Để bảo vệ quyền lợi khi thuê văn phòng, ngoài các lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng, bạn có thể cân nhắc liên hệ đến các đơn vị trung gian chuyên hỗ trợ doanh nghiệp thuê văn phòng nhanh chóng, tối đa lợi ích và mong muốn. Thuevanphong.vn với nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp lớn thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu, chi phí sẽ giúp bạn thực hiện hợp đồng nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính pháp lý, quyền lợi cho bên thuê.