Nếu bạn đang cần thuê văn phòng mà vẫn còn băn khoăn chưa biết bắt đầu từ đâu, bắt đầu như thế nào thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn cho việc tìm thuê văn phòng. Hiện nay các trang thông tin điện tử và các trang thương mại rất phát triển vì vậy sẽ có rất nhiều thông tin cho thuê chưa được kiểm chứng. Bạn cần cân nhắc thật cẩn và tìm hiểu kĩ lưỡng các thông tin để tránh bị lừa bởi những trang cung cấp thông tin thuê ảo. Các bước thuê văn phòng cần phải thực hiện theo dưới đây có thể giúp bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm và thuê được văn phòng như bạn mong muốn.
Cần chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu thuê văn phòng
Bước 1: Lập kế hoạch và xác định ý tưởng văn phòng
Khi bắt đầu thuê văn phòng thì điều đầu tiên bạn cần đó chính là lên ý tưởng cho văn phòng và có một kế hoạch hoàn chỉnh. Bạn cần tìm hiểu về công ty, các sản phẩm và qui trình hoạt động của công ty để có thể đưa ra các ý tưởng cho văn phòng.
Một phần quan trọng đó là lên kế hoạch chi tiết về ngân sách mà doanh nghiệp đưa ra cho việc thuê văn phòng. Tuyệt đối tránh để phát sinh vấn đề chi phí thuê nhà vượt qua hạn mức cho phép và gây khó khăn về mặt tài chính cho công ty.
Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các kế hoạch chiến lược phát triển và nhân lực của công ty để có thể lựa chọn một địa điểm và nội thất văn phòng thích hợp với từng doanh nghiệp.
Bước 2 : Tham khảo và tìm kiếm văn phòng
Khi bước vào giai đoạn này bạn thường sẽ tìm rất nhiều thông tin trên các trang web, diễn đàn, hội nhóm và các trang thương mại điện tử. Để tránh mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm một cách không có phương hướng, bạn cần xác định rõ địa điểm mà bạn mong muốn thuê văn phòng và tìm kiếm xung quanh khu vực đó.
Sau khi đưa ra được danh sách các địa điểm cảm thấy khả thi thì bạn hãy lên lịch đến xem và tham quan trực tiếp tại địa điểm văn phòng đó để có thể đưa ra nhận định chính xác nhất về tình trạng của văn phòng.
Bước 3: Phân tích và đánh giá uu, nhược điểm
Sau khi đến tham quan các văn phòng mà bạn cảm thấy khả thi thì bạn sẽ được họ cung cấp rất nhiều thông tin. Qua đó bạn có thể đưa ra nhận xét và đánh giá riêng của mình. Đầu tiên bạn cần so sánh và đánh giá về chất lượng mặt bằng, đâu là nơi bạn thật sự cảm thấy có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của bạn.
Tiếp đến là giá cả thuê, hãy xem xét mức giá nào là hợp lí và nằm trong khả năng tài chính của doanh nghiệp. Bạn phải chắc chắn rằng bạn sẽ phải trả các loại phí nào phát sinh trong quá trình sử dụng như chi phí đỗ xe, chi phí dịch vụ, phí dịch vụ và các loại phí cơ sở hạ tầng khác,..
Bước 4 : Đàm phán và thỏa thuận hợp đồng
Sau khi cho được mặt bằng văn phòng như ý bạn mong muốn. Bạn có thể liên hệ và tiến hành đàm phán hợp đồng. Hợp đồng là bạn thỏa thuận về giá cả và các vấn đề liên quan phát sinh trong quá trình sử dụng của người cho thuê và người thuê văn phòng.
Bạn cần làm rõ tất cả các đều khoản trong hợp đồng để đảm bảo được quyền lợi cho đi thuê và người cho thuê. Nếu có bất cứ điều khoản nào trong hợp đồng không thể thương lượng và làm rõ thì tuyệt đối không đặt cọc hay kí hợp đồng. Đây là quá trình cả hai bên có thể nêu ra vấn đề và tìm giải pháp hợp lí và bảo toàn được lơi ích của đôi bên nên phải hết sức cẩn thận.
Bước 5 : Thiết kế văn phòng
Nếu doanh nghiệp không thể tự thiết kết văn phòng sao cho khoa học và đảm bảo chất lượng thì cách tốt nhất chính là liên hệ với các công ty chuyên thiết kế văn phòng. Doanh nghiệp có thể đưa ra ý tường và các công ty thiết kế chuyên nghiệp này có thể giúp bạn hoàn thành một cách dễ dàng nhất.
Thiết kế và trang trí lại văn phòng cũng là cách đem lại bộ mặt đẹp hoàn hảo cho công ty, doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác đem lại hiệu quả thương mại cao hơn vì vậy đây cũng là bước đáng được lưu ý
Bước 6 : Chuyển văn phòng
Khi văn phòng đã hoàn thành các quá trình trang trí và thiết kế các doanh nghiệp công ty có thể cân nhắc việc liên hệ với các công ty dịch vụ chuyển đồ để tránh việc thất lạc đồ đạc trong quá trình chuyển văn phòng
Đây cũng là bước cuối cùng trong quá trình thuê văn phòng và được diễn ra khi mọi thứ gần như đã hoàn tất nên bạn có thể cân nhắc giữa việc tự chuyển văn phòng hay thuê công ty dịch vụ để đảm bảo được sự tiện lợi trong quá trình chuyển văn phòng.
Thuevanphong.vn hỗ trợ khách hàng những giai đoạn quan trọng nào?
Khi bạn có nhu cầu thuê văn phòng cho doanh nghiệp bạn có thể liên hệ với Thuevanphong.vn. Đây là công ty dịch vụ cho thuê văn phòng có thể hỗ trợ bạn tất cả các bước từ việc lên ý tưởng đến việc tìm kiếm văn phòng với mức giá hợp lí và phải chăng nhất. Theuvanphong.vn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tư vấn và phục vụ tận tình 24/7 giúp giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Bên cạnh đó hỗ trợ đàm phán hợp đồng giúp bạn có thể tìm được mặt bằng văn phòng chất lượng với mức giá siêu rẻ.
