Hiện nay, có 2 loại hình văn phòng đó là văn phòng đóng và văn phòng mở. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở, để giúp bạn hiểu được tất cả những ưu và nhược điểm của 2 loại hình văn phòng nói trên.
Nội Dung
Phân biệt mô hình văn phòng đóng và mở
Văn phòng đóng
Mô hình này có các phòng làm việc riêng biệt được tách ra bằng tường, cửa hoặc bức bình phong. Mỗi nhân viên hoặc nhóm công việc sẽ có một không gian làm việc riêng, tách biệt với những người khác.
Văn phòng mở
Mô hình này không có các phòng riêng biệt, mà thay vào đó, không gian làm việc được chia thành các khu vực mở, thông thường là bàn làm việc hoặc bàn làm việc chung.
Điểm giống và khác nhau giữa 2 mô hình văn phòng
Giống nhau
Khi so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở điểm giống nhau đó là, đều tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả cho nhân viên trong tổ chức. Cả hai đều có mục tiêu tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác và giao tiếp giữa các thành viên. Cả hai cũng đều có thể được thiết kế và sắp xếp sao cho phù hợp với các yêu cầu cụ thể của công việc và tổ chức.
Khác nhau
Mô hình văn phòng đóng tập trung vào việc cung cấp không gian làm việc riêng tư cho từng cá nhân hoặc nhóm công việc. Các phòng làm việc riêng biệt được tách ra bằng tường, cửa hoặc bức bình phong, giúp tạo ra sự tập trung cao và bảo mật trong công việc. Ngược lại, mô hình văn phòng mở không có các phòng riêng biệt mà thay vào đó có các khu vực mở, thông thường là bàn làm việc chung. Điều này khuyến khích sự giao tiếp, tương tác và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong tổ chức. Khi so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở cần cân nhắc những yếu tố sau đây:
Chi phí xây dựng
- Văn phòng đóng: Khi xây dựng cần lên kế hoạch thiết kế và phân chia không gian nên tốn kém về tài chính.
- Văn phòng mở: Xây dựng chủ yếu từ những vách ngăn hoặc tấm kính bao quanh nên chi phí khá tối ưu.
Chi phí nội thất, thiết bị
- Văn phòng đóng: Không gian tách biệt nên phải cân nhắc nội thất cho từng không gian, có nhiều trang thiết bị cần được cung cấp.
- Văn phòng mở: Có thể sử dụng chung các loại văn phòng phẩm như: máy in, giấy in, điều hòa,… nên không tốn kém bằng chi phí nội thất, thiết bị của văn phòng đóng.
Chi phí bảo dưỡng, duy tu
- Văn phòng đóng: Có rất nhiều thiết bị cần bảo dưỡng tu sửa định kỳ.
- Văn phòng mở: Vì tối ưu nội thất và thiết bị nên chi phí bảo dưỡng được tối giảm.
Khả năng nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc
- Văn phòng đóng: Cần cân nhắc khi tái cấu trúc vì có nhiều không gian riêng biệt, nhiều đồ dùng khó khăn khi di chuyển đồ vật.
- Văn phòng mở: Không gian rộng rãi, dễ dàng nâng cấp khi tái cấu trúc.
Số chức năng của không gian
- Văn phòng đóng: Mỗi không gian văn phòng được chia nhỏ sẽ có một phòng ban riêng, làm việc độc lập.
- Văn phòng mở: Không gian được sử dụng chung, tất cả phòng ban được bày trí trong không gian mở.
Môi trường tự nhiên
- Văn phòng đóng: Không gian bị ngăn cách thành từng ô nhỏ, không gian hẹp dễ gây bí bách.
- Văn phòng mở: Không gian thông thoáng, có thể trang trí cây xanh tại bàn làm việc hoặc không gian chung.
Tối đa nhân viên trên diện tích mặt bằng
- Văn phòng đóng: Chỉ đáp ứng được một số lượng nhân viên nhất định trong một không gian.
- Văn phòng mở: Vì đã tối ưu nhiều vách ngăn và tường nên có thể chứa nhiều nhân viên hơn.
Quản lý nhân viên
- Văn phòng đóng: Mỗi phòng ban là không gian riêng nên cần quản lý riêng biệt, không thể bao quát trong cùng 1 thời điểm.
- Văn phòng mở: Có thể bao quát cả không gian làm việc trong cùng 1 lúc bởi người đứng đầu.
Xử lý công việc
- Văn phòng đóng: Thiếu tính linh hoạt, khi cần trao đổi phải tập hợp nhân viên và các phòng ban.
- Văn phòng mở: Trao đổi trực tiếp, giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Ưu nhược điểm mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở
Văn phòng đóng
Ưu điểm
Mô hình này mang lại sự riêng tư và tập trung cao cho từng cá nhân hoặc nhóm làm việc. Nó thích hợp cho công việc đòi hỏi sự tập trung cao, độ bảo mật hoặc độ nhạy cảm.
Nhược điểm
Tuy nhiên, mô hình văn phòng đóng có thể gây cảm giác cô lập, giảm sự giao tiếp và tương tác giữa nhân viên. Nó cũng tạo ra rào cản trong việc chia sẻ thông tin và ý tưởng giữa các thành viên trong tổ chức.
Văn phòng mở
Ưu điểm
Mô hình văn phòng mở thúc đẩy sự giao tiếp và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức, giúp tạo ra môi trường làm việc cởi mở và sáng tạo. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin và ý tưởng, tạo sự hòa nhập và tinh thần đồng đội.
Nhược điểm
Tuy nhiên, mô hình này có thể gây ồn ào và sao lãng, gây mất tập trung cho một số người. Sự thiếu riêng tư cũng có thể làm giảm hiệu suất làm việc của một số nhân viên đòi hỏi sự tập trung cao.
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở, mong rằng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có cách tổ chức, bố trí không gian làm việc phù hợp nhất.
