Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm các mô hình thuê văn phòng tối ưu về mặt thời gian và chi phí, xu hướng văn phòng trọn gói có thể sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Với mô hình này, bạn có thể tiết kiệm hiệu quả về nhiều nguồn lực cho doanh nghiệp để từ đó có thêm nền tảng để phát triển và xây dựng công ty.
Nội Dung
Văn phòng trọn gói là gì?
Là loại hình văn phòng tích hợp đầy đủ các tiện ích như: cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh, thiết kế không gian làm việc chuyên nghiệp, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, có các không gian phụ trợ như phòng họp, các khu vực tiếp khách, văn phòng trọn gói được coi là xu hướng mới nhưng tạo được ấn tượng khá tốt cho các doanh nghiệp.
Với đầy đủ các tiện ích như vậy, đôi khi văn phòng trọn gói còn được gọi với cái tên “easy office”. Bởi khi tham gia xu hướng văn phòng trọn gói, doanh nghiệp thuê sẽ được tiếp cận với một quy trình vận hành cực kỳ tối giản về mặt quy trình. Doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện các công việc như trang trí văn phòng hay thiết kế không gian làm việc. Mô hình văn phòng trọn gói sẽ là giải pháp cung cấp cho bạn một hệ thống các tiện ích văn phòng với chất lượng tốt và đầy đủ nhất.
Ưu điểm khi thuê văn phòng trọn gói
Tính tiện lợi vì đã đã được trang bị đầy đủ
Xu hướng văn phòng trọn gói được nhiều doanh nghiệp yêu thích vì mang đến trải nghiệm thuê văn phòng tiện lợi nhất có thể. Khi thuê văn phòng trọn gói, doanh nghiệp chỉ cần tham gia ký kết và sử dụng, thay vì phải trùng tu, cải tạo thiết kế của văn phòng và sắm sửa nhiều nội thất để có được môi trường làm việc tiện ích như văn phòng truyền thống. Điều này cho phép doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều thời gian setup, thay vào đó, ngay từ sau khi thuê văn phòng, doanh nghiệp của bạn đã có thể hoạt động ngay lập tức.
Xem thêm: Xu hướng văn phòng ảo hiện nay và những điều bạn chưa biết
Tiết kiệm chi phí hơn so với thuê sàn văn phòng
Khi tham gia vào xu hướng văn phòng trọn gói, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy được lợi ích về mặt tài chính. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhờ loại bỏ các vị trí không quá quan trọng với công ty, khi tham gia văn phòng trọn gói, bạn sẽ cùng các doanh nghiệp khác chia sẻ các chi phí chung như chi phí dọn dẹp, nội thất. Mặc dù không cần phải bỏ ra nhiều chi phí cho công tác chăm sóc, dọn dẹp, doanh nghiệp của bạn vẫn có thể tạo ra môi trường làm việc chuẩn chuyên nghiệp và tiện ích.
Địa chỉ làm việc uy tín, môi trường công sở chuyên nghiệp
Một ưu điểm khác của xu hướng văn phòng trọn gói đó là cho phép doanh nghiệp của bạn có một địa chỉ hoạt động uy tín, với vị trí nằm ở trung tâm hoặc được nhiều người biết đến nhưng không cần tốn quá nhiều chi phí để thuê mặt bằng. Những vị trí đẹp mà các văn phòng trọn gói này mang đến sẽ giúp công ty của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, việc gặp gỡ, giao tiếp với khách hàng và đối tác cũng thuận tiện hơn.
Giúp doanh nghiệp mở rộng networking
Việc sử dụng không gian làm việc chung với nhiều công ty khác sẽ mang đến những mối quan hệ tốt đẹp cho doanh nghiệp của bạn. Thông qua quá trình tương tác trong khi làm việc, mạng lưới đối tác hoặc thậm chí là khách hàng của công ty sẽ được mở rộng mà không cần quá nỗ lực. Không gian mở với nhiều cơ hội kết nối này chính là một trong những lợi ích nổi bật mà xu hướng văn phòng trọn gói mang lại.
Dễ dàng chuyển đổi, không tốn nhiều chi phí cố định
Trong trường hợp phải thay đổi quy mô công ty, thay đổi vị trí hay tệ nhất là ngừng hoạt động, văn phòng trọn gói sẽ giúp bạn tối giản quy trình “dọn dẹp”. Thay vì phải tìm cách vận chuyển hay thanh lý các nội thất văn phòng, những doanh nghiệp lựa chọn xu hướng văn phòng trọn gói chỉ cần kết thúc hợp đồng với đơn vị cho thuê một cách nhanh chóng.
Xem thêm: Nguyên tắc và các bước cải tạo văn phòng đẹp, tối ưu chi phí
Nhược điểm khi thuê văn phòng trọn gói
Mặc dù xu hướng văn phòng trọn gói được đánh giá rất cao, tuy nhiên mô hình này vẫn có một số nhược điểm mà các doanh nghiệp cần nhận biết trước khi lựa chọn.
Các dịch vụ đều có “hạn mức”
Văn phòng trọn gói cung cấp đầy đủ các tiện ích cơ bản mà các doanh nghiệp cần như phòng họp, các trang thiết bị như máy fax, máy in,… tuy nhiên, những dịch vụ này lại được quy định hạn mức sử dụng miễn phí. Hãy tìm hiểu về các quy định sử dụng các cơ sở vật chất này trước khi ký hợp đồng, nhận tư vấn về các vật chất cần tự chuẩn bị để đảm bảo rằng các nhu cầu của doanh nghiệp được đáp ứng.
Cần đặt trước phòng họp nếu muốn sử dụng
Hãy lưu ý rằng, các phòng họp trong các văn phòng trọn gói được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các công ty cùng thuê văn phòng. Điều này có nghĩa rằng, nếu bạn có một cuộc họp và cần sử dụng phòng họp, bạn cần phải đặt lịch trước. Nếu không, bạn có thể sẽ phải “trả” lại phòng họp trong khi đang sử dụng cho các công ty đã đặt lịch trước đó.
Làm việc quá giờ đôi khi cũng gặp phải khó khăn
Một vài văn phòng trọn gói sẽ có quy định riêng về các trường hợp làm việc ngoài giờ, tăng ca và các dịch vụ cũng được thiết kế chỉ để phục vụ trong giờ làm việc. Hãy lưu ý về việc văn phòng bạn sắp thuê có chính sách thế nào về vấn đề này nhé.
Văn phòng trọn gói phù hợp với những doanh nghiệp nào?
Xu hướng văn phòng trọn gói được lựa chọn nhiều nhất bởi các doanh nghiệp Start-up hoặc các công ty con, công ty nhánh của các tập đoàn trong và ngoài nước. Nhìn chung, mô hình này sẽ phù hợp với các công ty có quy mô khoảng 10 người và không có yêu cầu quá cao về môi trường làm việc. Hầu hết các công ty sử dụng mô hình văn phòng trọn gói đều là công ty cung cấp dịch vụ vì công việc có tính di chuyển cao, ít ở văn phòng.
Tính pháp lý của văn phòng trọn gói
Tương tự như xu hướng văn phòng ảo, xu hướng văn phòng trọn gói tuy còn khá mới nhưng là mô hình hoàn toàn được công nhận về mặt pháp lý. Xét trên khía cạnh luật hoạt động của doanh nghiệp, không có vấn đề pháp lý nào phát sinh khi các doanh nghiệp đăng ký và phát triển các công ty với văn phòng trọn gói.
Danh sách 10 tiện ích thường có trong văn phòng trọn gói
Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng mới nhất 2023
Khi thuê văn phòng trọn gói, doanh nghiệp sẽ nhận được các tiện ích sau đây:
- Đăng ký giấy phép kinh doanh với địa chỉ của văn phòng.
- Bảng tên của doanh nghiệp được đặt trên bảng giới thiệu ở cổng tòa nhà và tại từng văn phòng riêng.
- Sử dụng các dịch vụ chung như lễ tân, nhận bưu kiện, nhân viên hướng dẫn khách.
- Khu vực sử dụng chung với các thiết bị như lò vi sóng, máy lọc nước nóng lạnh, tủ lạnh. Tùy theo tòa nhà sẽ có các món điểm tâm nhẹ.
- Khu vực tiếp khách hoặc tụ tập, thư giãn chung.
- Các trang thiết bị cơ bản của văn phòng: máy in, máy phô tô, máy scan,…
- Hệ thống điều hòa, đèn, điện và internet cho các khu vực chung và từng văn phòng riêng.
- Phòng làm việc với đầy đủ các tiện ích như khóa từ, tủ hồ sơ, bàn ghế.
- Phòng họp được trang bị đầy đủ máy chiếu, tivi và internet.
- Dịch vụ dọn dẹp, đội ngũ bảo vệ anh ninh, quản lý tòa nhà.
Thuevanphong.vn là đơn vị trẻ với nhiều năm kinh nghiệm, hỗ trợ thuê văn phòng với các nhu cầu chi tiết nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn về các dạng văn phòng ảo, văn phòng trọn gói và các gói thuê văn phòng hạng A, hạng B cho đến các dịch vụ văn phòng cao cấp khác.
