Trong quá trình tìm kiếm, đàm phán và tiến hành thuê, bạn sẽ có thể bắt gặp những thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng phổ biến được tổng hợp trong bài viết này. Những thuật ngữ này được các bên cho thuê, chủ đầu tư sử dụng trong các hợp đồng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho đôi bên. Hãy cùng tìm hiểu về các thuật ngữ này để tránh các hiểu lầm, khó khăn trong quá trình tham khảo, ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
Nội Dung
- 1 Đại diện bên thuê (tenant representative)
- 2 Đại diện chủ tòa nhà (landlord representative)
- 3 Đồng môi giới (co-broker)
- 4 Phân loại tòa nhà (building classifications)
- 5 Diện tích sử dụng (usable square footage – USF)
- 6 Bảo trì khu vực chung (common area maintenance -CAM)
- 7 Nhượng bộ (concessions)
- 8 Letter of intent (LOI)
- 9 Điều khoản cho thuê lại (sublease)
- 10 Điều khoản tăng giá thuê văn phòng
Đại diện bên thuê (tenant representative)
Đây là thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng vô cùng quan trọng và ảnh hưởng nhiều đến quá trình thuê và sử dụng văn phòng. Cụ thể, đại diện bên thuê là đơn vị môi giới có thể thay mặt/ đại diện bên thuê đàm phán và đề xuất các điều khoản mong muốn.
Thông thường, đại diện bên thuê sẽ là đơn vị hỗ trợ bạn tìm được văn phòng cho thuê phù hợp, tối ưu các điều khoản hợp đồng và bảo vệ lợi ích của bạn trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng thuê văn phòng.
Đại diện chủ tòa nhà (landlord representative)
Đây là thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng chỉ ra phía đại diện (thường là đại lý/ môi giới bất động sản) chịu trách nhiệm tìm khách hàng và bảo vệ lợi ích cho bên chủ tòa nhà. Họ thường cam kết đại diện tòa nhà để mang lại những lợi ích cao nhất về mặt thương mại và tỷ lệ rủi ro thấp nhất cho phía chủ tòa nhà.
Đại diện chủ tòa nhà cũng là bên thực hiện đàm phán, đại diện thỏa thuận, về các loại chi phí, điều khoản và các mục khác trong hợp đồng thuê văn phòng.
Đồng môi giới (co-broker)
Thông thường, các chủ đầu tư sẽ kí hợp đồng với một bên môi giới với thỏa thuận độc quyền cho thuê tòa nhà. Tuy nhiên, nhằm mục đích tối ưu lợi nhuận hoặc đẩy nhanh quá trình cho thuê, bên đại lý độc quyền này sẽ liên kết với các đơn vị môi giới khác và chia tiền hoa hồng.
Do đó, khi tìm thuê mặt bằng, văn phòng, bạn hãy tìm hiểu xem đơn vị môi giới đang làm việc với mình là đơn vị ủy quyền hay chỉ là đồng môi giới. Trong trường hợp đó là đồng môi giới, bạn cần hiểu rằng họ sẽ không có liên hệ nào với chủ nhà và khó mang đến lợi thế trong việc điều chỉnh hợp đồng linh hoạt cho hai bên thuê và cho thuê.
Xem thêm: Quy Trình Thuê Văn Phòng Hiệu Quả Với 6 Bước
Phân loại tòa nhà (building classifications)
Trên thực tế, không phải tất cả các tòa nhà đều có cấu trúc, chất lượng và tiện nghi giống nhau. Trên thị trường, các tòa nhà thường được phân loại thành các nhóm tòa nhà Hạng A, B và C. Tùy theo loại hạng nhà mà độ cao cấp, vị trí, trang thiết bị hạ tầng và tiện nghi sẽ khác nhau. Trong đó, nhà Hạng A là loại cao cấp nhất và hạng C là loại tòa nhà cũ hơn, ít tiện nghi hơn.
Phân loại tòa nhà là thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng được sử dụng để phần nào căm kết về mức giá và cơ sở vật chất của văn phòng cho thuê. Với mỗi phân loại, tòa nhà sẽ cần đáp ứng một số yêu cầu nhất định.
Diện tích sử dụng (usable square footage – USF)
Một trong những thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng bạn cần nắm và hiểu rõ là “diện tích sử dụng”. Như chính tên gọi, diện tích sử dụng chính là phần không gian mà doanh nghiệp của bạn sẽ được toàn quyền sử dụng sau khi ký hợp đồng thuê văn phòng.
Để có thể xác định chi tiết diện tích sử dụng, bạn hãy trừ đi các diện tích chung hoặc cần chia sẻ khỏi sơ đồ văn phòng. Trong trường hợp bạn thuê toàn bộ diện tích tầng của tòa nhà, phần hành lang và phòng vệ sinh sẽ thuộc diện tích sử dụng của văn phòng bạn.
Bảo trì khu vực chung (common area maintenance -CAM)
Có thể hiểu bảo trì là thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng đại định nghĩa cho các dịch vụ sửa chữa, dọn dẹp, an ninh, bảo hiểm và chăm sóc, duy trì cảnh quan chung. Thông thường, bên cho thuê sẽ tính phí bảo trì trong các loại chi phí thuê văn phòng. Bạn có thể đọc kỹ phần này trong hợp đồng dể nắm rõ các mức phí cụ thể bạn cần trả bên cạnh phí thuê văn phòng, tránh trường hợp chi phí cao quá mức mong muốn.
Nhượng bộ (concessions)
Nhượng bộ là thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng đại diện co các khoản trợ cấp, nhượng bộ bao gồm giảm giá, ưu đãi, miễn phí thuê trợ cấp bảo trì, giá giảm leo thang, v.v…. Thông thường, phần nhượng bộ này sẽ được các bên trung gian hỗ trợ như thuevanphong.vn hoặc luật sư hỗ trợ thương lượng trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng.
Mặc dù là phần thể hiện các ưu đãi, có lợi cho bên thuê, tuy nhiên, bạn cần đọc kỹ phần hợp đồng này. Thông thường, chủ nhà cũng sẽ đặt ra các điều khoản ràng buộc để phần nhượng bộ này được áp dụng trong quá trình thuê.
Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc hiện đại mới nhất 2023
Letter of intent (LOI)
Letter of intent (LOI) có thể dịch ra tiếng Việt thành thư ý định (hoặc diễn tả ý định). Có thể hiểu đây là loại văn bản được soạn thảo nhằm bày tỏ, thể hiện quan điểm về việc đề xuất một giao dịch nào đó đối với người nhận. LOI thường được sử dụng trong các thương vụ, giao dịch hoặc thanh toán thương mại. Người viết LOI có thể là người thuê hoặc người cho thuê, nhưng nội dung đều tập trung miêu tả các điều khoản sẽ được thỏa thuận trong hợp đồng giao dịch.
Điều khoản cho thuê lại (sublease)
Sublease hay điều khoản cho thuê lại là thuật ngữ chỉ hình thức mà bên thuê văn phòng tiến hành cho thuê lại một hoặc toàn bộ không gian đang thuê. Đây là hình thức cho thuê lại được pháp luật cho phép và thường được ghi rõ trong các điều khoản cho thuê văn phòng của các bên.
Điều khoản tăng giá thuê văn phòng
Thông thường, trong các hợp đồng cho thuê văn phòng hoặc mặt bằng, sẽ có một điều khoản ghi chú rõ về việc tăng giá cho thuê. Các thông tin về mức tăng cơ bản, thời gian tăng (thường được tính theo năm) được thể hiện bằng số tiền cụ thể hoặc tỷ lệ cố định tính theo giá thuê ban đầu.
Điều khoản tăng giá thuê là thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng vô cùng phổ biến. Đây là điều khoản được quy định để đảm bảo lợi ích của chủ dự án cho thuê trong trường hợp mức thuế tăng. Bên thuê sẽ được thông báo về mức tăng này rõ ràng trong hợp đồng để ước tính mức tiền thuê của các năm sau đó.
Nắm rõ về các thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng sẽ giúp bạn có được lợi thế cân bằng và đảm bảo quyền lợi tốt hơn khi thực hiện ký kết, thuê văn phòng. Trong trường hợp bạn cần thêm sự tư vấn, có thể lựa chọn các đơn vị chuyên hỗ trợ trung gian như thuevanphong.vn để được hỗ trợ chi tiết nhất, đảm bảo về mặt lợi ích cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình thuê.
- Địa Chỉ: Tầng 1, Chelsea Residences, 48 Trần Kim Xuyến, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Điện thoại: 0903 235 325
- Email: info@thuevanphong.vn
