Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn văn phòng không chỉ gói gọn trong giá thuê hay vị trí. Bài viết này sẽ đưa ra cái nhìn toàn diện về các yếu tố quan trọng khác như vị trí, kích thước văn phòng, cơ sở hạ tầng, tiện ích kèm theo và văn hóa công ty. Hãy cùng khám phá để đưa ra lựa chọn thông minh và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Nội Dung
Vị trí đặt thuê văn phòng
Vị trí của văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn văn phòng cho thuê của các doanh nghiệp và tổ chức. Vị trí tốt của văn phòng có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó có:
- Giao thông thuận tiện: Văn phòng nằm trong vị trí thuận lợi, giao thông tiện lợi, có thể giúp cho nhân viên và khách hàng dễ dàng di chuyển đến văn phòng một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
- Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp: Văn phòng nằm ở vị trí đắc địa, sang trọng sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo dựng được một hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Vị trí văn phòng cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí thuê. Văn phòng nằm ở vị trí đắc địa thường có giá thuê cao hơn so với các vị trí khác. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các lợi ích và chi phí để lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp nhất cho mình.
Xem thêm: 10 thuật ngữ phổ biến trong Hợp đồng thuê văn phòng
Giá thuê văn phòng
Giá thuê văn phòng cũng là yếu tố ảnh hưởng lớn tới việc lựa chọn văn phòng, giá thuê văn phòng sẽ được quyết định dựa vào: Vị trí của văn phòng; Diện tích và trang thiết bị; Thời hạn thuê; Thị trường văn phòng; Điều kiện thanh toán và chính sách ưu đãi;…
Mối yếu tố trên sẽ quyết định lớn tới giá thuê văn phòng của bạn, khi nhu cầu của doanh nghiệp càng cao, điều này đồng nghĩa với giá thuê văn phòng càng tăng. Giá thuê văn phòng chắc chắn là yếu tố ảnh hướng đến việc lựa chọn văn phòng mà doanh nghiệp đưa lên đầu để quyết định.
Diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng cần lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Để lựa chọn được diện tích văn phòng phù hợp.
Diện tích văn phòng cần phù hợp với số lượng nhân viên làm việc. Văn phòng quá chật hẹp sẽ làm giảm năng suất làm việc và tạo ra sự bức bối cho nhân viên, trong khi văn phòng quá rộng lại làm tăng chi phí thuê một cách không cần thiết.
Diện tích văn phòng cần phù hợp với các khu vực chức năng cần thiết cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Các khu vực này có thể bao gồm khu vực làm việc chung, phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực ăn uống, khu vực để hồ sơ và tài liệu,…
Trang thiết bị, tiện ích và dịch vụ văn phòng
Một văn phòng đầy đủ tiện nghi cần đảm bảo các tiện ích có khả năng đáp ứng những nhu cầu cá nhân của nhân viên:
- Máy tính và máy in
- Điện thoại và hệ thống viễn thông
- Máy chiếu và màn chiếu
- Bàn, ghế và tủ hồ sơ
- Thiết bị vệ sinh
- Thiết bị tiện ích khác: Ngoài những trang thiết bị cơ bản, còn có nhiều thiết bị khác như máy lạnh, máy tạo độ ẩm, máy lọc không khí, …
Trang thiết bị trong văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và tiện nghi cho nhân viên.
Xem thêm: Quy Trình Thuê Văn Phòng Hiệu Quả Với 6 Bước
An ninh và chất lượng quản lý
An ninh trong văn phòng đảm bảo rằng tài sản của bạn và của khách hàng được bảo vệ và an toàn. Điều này có thể bao gồm hệ thống bảo vệ, camera an ninh, thẻ từ và khóa an ninh, giám sát an ninh và bảo vệ.
Chất lượng quản lý đảm bảo rằng các hoạt động trong văn phòng được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả. Điều này bao gồm chất lượng dịch vụ, bảo trì và sửa chữa, vệ sinh và sạch sẽ, đáp ứng nhu cầu khách hàng, và quản lý hồ sơ.
Tính pháp lý của tòa nhà
Khi thuê văn phòng bạn tuyệt đối không được ký hợp đồng với những tòa nhà đang xảy ra tranh chấp hoặc gặp các vấn đề pháp lý. Trong trường hợp sau khi ký kết hợp đồng bạn mới nhận ra điều này, nên lập tức đề xuất sa thải hợp đồng ngay nếu có thể.
Các chi phí dịch vụ
Nhìn chung một văn phòng sẽ phải đảm bảo các chi phí dịch vụ như sau: Chi phí điện, nước; Chi phí vệ sinh; Chi phí bảo trì, sửa chữa; Chi phí internet; Chi phí điện thoại; Chi phí quản lý;
Bên cạnh đó có thể phát sinh các chi phí khác như: chi phí sử dụng phòng họp, chi phí thuế và phí dịch vụ khác.
Điều kiện làm việc
Tất cả những yếu tố trên sẽ quyết định tới điều kiện làm việc của bạn, khi đáp ứng được những yếu tố cần thiết sẽ giúp nhân viên có một môi trường làm việc thuận lợi. Ví dụ, một văn phòng có vị trí thuận tiện sẽ đáp ứng được những tiện nghi: các cửa hàng tiện lợi, siêu thị, quán ăn, khách sạn, ngân hàng,… giúp cho nhân viên và khách hàng dễ dàng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ cần thiết.
Xem thêm: Những xu hướng thiết kế văn phòng năm 2023 đang thịnh hành
Những người thuê chung trong tòa nhà
Việc thuê chung văn phòng trong cùng một tòa nhà là một xu hướng phổ biến trong thời gian gần đây. Nó có nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí thuê, chia sẻ tiện ích và trang thiết bị, tạo ra cộng đồng kinh doanh và kết nối.
Tuy nhiên, khi thuê chung văn phòng trong cùng một tòa nhà, bạn cũng cần phải đối mặt với một số thách thức và cần phải có kế hoạch và quản lý tốt để đảm bảo hoạt động thuận lợi và hiệu quả.
Trên đây là những yếu tố ảnh hướng đến việc lựa chọn văn phòng, giúp cho bạn có cái nhìn khách quan nhất khi thuê văn phòng. Để đảm bảo lợi ích đôi bên, bạn cần cân nhắc những yếu tố kể trên.
